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Eine neue Studie von Foxit deckt deutliche Unterschiede zwischen der Wahrnehmung von Führungskräften und der Realität der Endnutzer:innen auf. Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit sowie der Aufwand für die Überprüfung führen zu Produktivitätsverlusten.

BERLIN --(BUSINESS WIRE)-- 11.03.2026 --

Künstliche Intelligenz (KI) wird weithin als wegweisender Produktivitätsfortschritt im Dokumentenworkflow angesehen. Eine neue Studie von Foxit zeigt jedoch, dass Führungskräfte unter Berücksichtigung der Validierungszeit nur 16 Minuten pro Woche gewinnen, während Endnutzer:innen 14 Minuten verlieren. Die Ergebnisse von Foxits The State of Document Intelligence Report zeigen eine erhebliche Diskrepanz zwischen der Wahrnehmung von KI und ihrem tatsächlichen Nutzen in der Dokumentenarbeit.

Der Bericht basiert auf einer unabhängigen Studie von Sapio Research, für die 1.000 Büroangestellte und 400 Führungskräfte befragt wurden, die für die Implementierung von KI im Vereinigten Königreich und in den Vereinigten Staaten verantwortlich sind. Die Ergebnisse deuten auf eine zunehmende „Verifizierungslast” hin. Dabei handelt es sich um die Zeit, die Mitarbeitende damit verbringen, die von KI generierten Ergebnisse zu überprüfen, zu verifizieren und zu korrigieren, bevor sie bedenkenlos verwendet werden können.

Während 89 Prozent der Führungskräfte und 79 Prozent der Endnutzer:innen angeben, dass sie sich seit der Einführung von KI-Tools produktiver fühlen, zeichnen die Daten ein anderes Bild. Führungskräfte glauben, dass sie durch KI durchschnittlich 4,6 Stunden pro Woche einsparen, doch sie verbringen 4 Stunden und 20 Minuten pro Woche damit, KI-generierte Ergebnisse zu validieren. Endnutzer:innen geben an, 3,6 Stunden pro Woche einzusparen, verbringen jedoch 3 Stunden und 50 Minuten damit, diese Ergebnisse zu überprüfen.

„KI beschleunigt die Erstellung, erfordert aber neue Schritte zur Überprüfung, Faktenkontrolle und Korrektur“, so Evan Reiss, SVP of Marketing, bei Foxit. „Wir beobachten, dass innerhalb der Dokumenten-Workflows ein zusätzlicher Verifizierungsaufwand entsteht. Die Zeit, die bei der Erstellung von Inhalten eingespart wird, wird durch die Zeit aufgewogen, die für die Prüfung dieser Inhalte erforderlich ist. Die nächste Phase der Dokumentenintelligenz wird nicht durch mehr KI-Funktionen definiert, sondern durch die Einbettung genauer, transparenter Intelligenz direkt in die Arbeitsabläufe. Dadurch wird die Validierungszeit reduziert, während der Mensch weiterhin die Kontrolle behält.“

Vertrauen bleibt das größte Hindernis

Über alle Branchen und Funktionen hinweg sind es vor allem menschliche Bedenken, die einer stärkeren Verbreitung von KI im Wege stehen. 36 Prozent der Befragten nannten Datenschutz- und Sicherheitsbedenken, 34 Prozent das Vertrauen in die Ergebnisse von KI und 25 Prozent die Genauigkeit der Antworten. Diese Bedenken können die Nachfrage nach neuen Funktionen oder einem klareren Return on Investment (ROI) überwiegen.

Das Vertrauen in die Genauigkeit von KI variiert stark nach Position, was wiederum zu einem Ungleichgewicht führt. Das Vertrauen der Führungskräfte in KI könnte die erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen, Governance-Rahmenbedingungen und das Vertrauen der Nutzer:innen übersteigen, die für eine verantwortungsvolle Skalierung notwendig sind. Ein Drittel der Endnutzer:innen und 60 Prozent der Führungskräfte geben an, dass sie großes Vertrauen in KI-generierte Ergebnisse haben. Nur eine Person aus zehn Endnutzer:innen bezeichnet sich selbst als „äußerst zuversichtlich” hinsichtlich der Genauigkeit der KI, verglichen mit einer von vier Führungskräften. Die Untersuchung ergab, dass das Vertrauen eng mit der Häufigkeit der Nutzung zusammenhängt. Dies bringt ein Risiko mit sich, dass übermäßiges Vertrauen der Führungskräfte und Vorsicht der Endnutzer:innen innerhalb derselben Arbeitsabläufe gleichzeitig bestehen.

Die Strukturen der Belegschaft verändern sich schneller als das Bewusstsein der Mitarbeitenden

Der Bericht ergab, dass für 68 Prozent der Führungskräfte die Einführung von KI bereits zu Umstrukturierungen oder Personalveränderungen in ihren Unternehmen geführt hat. Zudem nennen 72 Prozent die Umschulung oder Weiterqualifizierung bestehender Mitarbeitenden als hohe oder oberste Priorität. Etwas mehr als 20 Prozent der Führungskräfte gehen davon aus, dass mehr als ein Viertel der Arbeitsplätze betroffen sein werden. Trotz dieser Prognosen geben nur 12 Prozent der Endnutzer:innen an, dass sie „sehr besorgt” um ihre Arbeitsplatzsicherheit sind. Dies deutet auf eine erhebliche Wahrnehmungslücke zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitenden hin.

Kritisches Denken und menschliche Problemlösungskompetenz

Sowohl Endnutzer:innen als auch Führungskräfte glauben, dass KI-Tools die Fähigkeit zum kritischen Denken beeinträchtigen. Die übermäßige Abhängigkeit von KI bei der Entscheidungsfindung wird von beiden Gruppen als größte Sorge genannt. Führungskräfte stufen diese jedoch um 10 Prozentpunkte höher ein als Endnutzer:innen. Eine klare Mehrheit aus beiden Gruppen gibt an, dass es sehr oder äußerst wichtig ist, die menschlichen Problemlösungskompetenzen zu erhalten, während KI immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Interessanterweise deutet die Studie darauf hin, dass KI-Reife nicht mit blinder Abhängigkeit gleichzusetzen ist. Unter den Befragten, die KI mehrmals täglich nutzen, bewerten fast drei Viertel die menschlichen Problemlösungsfähigkeiten als sehr oder extrem wichtig. Während über 90 Prozent der täglichen Nutzer:innen angeben, dass KI ihre Produktivität verbessert hat, zeigen sie auch ein stärkeres Bewusstsein für deren Grenzen und heben die Bedeutung des menschlichen Urteilsvermögens in KI-gestützten Arbeitsabläufen hervor.

Was Führungskräfte als Nächstes erwarten: ROE tritt in den Vordergrund

Drei Viertel der Führungskräfte erwarten, dass der Einsatz von KI in Dokumenten-Workflows im nächsten Jahr zunehmen wird. Führungskräfte sehen den größten Mehrwert von KI für die kommenden zwei bis drei Jahre in zuverlässigeren und genaueren Ergebnissen. Darüber hinaus erwarten sie kürzere Validierungszeiten durch besseres Training sowie eine stärkere Integration in bestehende Tools und Systeme.

Neben dem Return on Investment (ROI) gewinnt auch der „Return on Employee“ (ROE) als Kennzahl an Bedeutung, wenn es darum geht, die tatsächlichen Auswirkungen von KI auf die Dokumentenintelligenz zu bewerten. Die Forschungsdaten zeigen, dass 93 Prozent der Unternehmen mittlerweile ROE-Dimensionen erfassen. Der ROE misst Verbesserungen bei Fähigkeiten, Vertrauen, Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Produktivität. Dadurch wird er zu einer aussagekräftigen Kennzahl für die Bewertung von KI-Investitionen in Dokumenten-Workflows. Gleichzeitig zeigt sich ein genereller Perspektivwechsel von der reinen Kostenbetrachtung hin zur Bewertung der Effekte auf Fähigkeiten, Entscheidungen und Arbeitsqualität.

„Der Erfolg der Dokumentenintelligenz hängt ebenso sehr vom menschlichen Vertrauen wie von technischer Leistung ab“, sagte Reiss. „Genauigkeit, Transparenz und ein klares Human-in-the-Loop-Design sind die Grundlagen für Vertrauen und damit auch für die Akzeptanz von KI.“

Hier können Sie „The State of Document Intelligence: How AI Is Reshaping Productivity, Trust, and the Future of Document Work today.“ herunterladen.

Über Foxit

Foxit ist ein führender Anbieter innovativer PDF- und Document-Intelligence-Lösungen. Mit mehr als 700 Millionen Nutzer:innen sowie über 640.000 Kund:innen weltweit bietet Foxit KI-gestützte Werkzeuge für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, elektronische Signaturen und die Zusammenarbeit in Teams. Als erster PDF-Editor mit integrierter KI unterstützt Foxit Unternehmen dabei, intelligente Dokumenten-Workflows zu implementieren, die die Produktivität steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass die letztendliche Bewertung und Entscheidungsfindung in menschlicher Hand bleibt. Weitere Informationen finden Sie unter https://foxit.com/de/.

Originalversion auf businesswire.com ansehen: https://www.businesswire.com/news/home/20260311803813/de/

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